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ビジネスを仕組み化するためのコツ


eBayセラーからは、eBayでの販売に伴うあらゆる作業や手続きを管理する方法について苦慮しているという声が多く聞かれます。特に自宅以外の場所や限られた空間で仕事をしているセラーからそのような声が聞かれます。

在庫商品 、配送用品、作業場、写真撮影セットなどがある中で、全てを整理して最大の効率を得ることは難しいかもしれません。


あなたが作業場を管理しているというよりも、逆に作業場に振り回されているように感じられるなら、整理を始めるべきでしょう。

そのヒントを得るために、私たちはeBayセラーであり、整理の達人であるDawn Ralston(Diva Dawnとしても知られています)に話を聞きました。Dawnは2007年からeBayで販売をしており、その間ずっと彼女はeBayセラーが仕事を仕組み化するのを支援してきました。

「eBayを利用する以前にしていた仕事では、私はいつも整理上手で、新しい仕事のやり方を作り出すことで知られていました。」Dawnはそう言います。そして彼女が個人で事業を始めたときに、その能力が役立ったのです。

「eBayで販売を始めたときは、何点か商品を出品して、商品は棚に置いていました。次の週にはさらに何点か出品して、それらの商品は別の棚に置くことになりました。

すぐに5つの棚が埋まってしまい、商品を見るけるのに苦労しはじめました。私は事業を成長させたかったのですが、そうするととてもたくさんの棚が必要になるのは明らかでしたから、在庫を整理するための計画を立てる必要に迫られました。」

Dawnは整理方法を洗練させてゆく中で、自分のやり方を様々なオンラインフォーラムで共有し始め、やがて人々は彼女に助言を求めるようになりました。

今では彼女は公認プロフェッショナル・オーガナイザーとして、特にeBayセラーが直面する様々な問題を専門的に取り扱っています。 私たちは、セラーが混乱を避けて、小さなスペースを最大限に活用して、事業をより効率的に運営するためのコツをDawnに尋ねました。


事業の各部門にスペースを割り当てましょう。

事業の各機能はそれぞれ異なる環境を必要としており、それらを-たとえほんの数センチの間隔でもーお互いに切り離しておくことは、各スペースの整理・維持にとって重要なことです。

「経理や出品は机で行うかもしれませんが、発送作業だけに割り当てる空間、そして写真撮影のための場所は、それとは別に確保しておくべきです。」そうDawnは推奨しています。

「スペースが足りない場合は、必要な時だけ撮影用のセットを持ち出しましょう。写真撮影は一度に済ませて、終わったら片づけておくことでスペースを節約しましょう。」


Dawnはまた、最も重要なスペースは在庫商品の保管場所だと言います。

 

在庫商品は見やすく、取り出しやすいかたちで保管しましょう。

Dawnによれば、販売する商品によって在庫の整理方法は異なりますが、大抵の場合はオープンシェルフに商品を保管することから始めるのがよいようです。

「棚の上に箱やトートバッグを並べる方法を気に入っています。」と彼女は言います。「箱を積み重ねるやり方は嫌いです。箱を動かしまわることになるし、欲しいものはいつも下の方にあるんです。」

商品によりますが、棚の上に大きな箱やトートバッグ、物入れを置いて、その中に小さめの袋や小さな箱を入れて、商品ごとに分けて入れておくことが大抵の場合は推奨されます。

それぞれの箱や棚にはラベルを貼り、各商品には商品管理番号(SKU)を振っておきましょう。そうすればどこに何の商品があるのか、どれが何の商品なのかを簡単に知ることができます。

たとえば、「私はネクタイをたくさん販売していて、似たものも多いので、ネクタイには『NT』と番号を組み合わせた商品管理番号を振っておきます。1本売れた時には、番号を参照するだけで、それがどこにあるのかを正確に把握でき、写真を見るまでもなく自分が正しい商品を選んでいることが分かるようになります。」

箱を積み重ねるのはやめて、いま必要なものだけを近くに置いておきましょう。




消耗品の保管についてもDawnは、よりよく整理するためのシンプルな方法を推奨しています。

「ほとんどのセラーが、開けた箱は、小さな箱を上に大きな箱を下にして積み重ねているのを知りました。」「しかし箱を立てて置けば、大きな箱を出すときに上に重ねた箱をどける面倒はなくなります。」

 また、必要なものだけを手元に置いておき、必要ない消耗品は分けて保管しておくことも彼女は勧めています。

「小包封筒や緩衝材入り封筒は近くに置いておくべきですが、全てを手の届く位置に置く必要はありません。毎日または週ごとに必要なだけ補充して、あとは保管しておきましょう。」

スペースは上下に工夫をしましょう。

使えるスペースについて考えるとき、私たちは棚や机、キャビネットのような当たり前の場所だけに注目しがちです。しかし工夫さえすればより多くのスペースが使えるようになります。

Dawnのアイデアの一つは、壁沿いの棚の下面に結束バンドでプラスチック製のデスクトレイを固定することによって、小包封筒を保管するための追加の吊り棚を作り出すことでした。

彼女はまた、かさばる気泡緩衝材のロールを保管するための独創的なアイデアを編み出しました。

「私はガレージの奥と左右の壁に棚を設置しています。それらの間に約70センチのスペースを設け、スプリング製のシャワーカーテン用ロッドを設置して、そこに気泡緩衝材のロールを掛けました。

これで大きなロールを買っても対応できますし、必要な場所に置けるようになりました。回転もしますし、見栄えもプロっぽくて、設置面積も全く不要です。」

 

費用対効果の観点から、より大きなスペースへの移動も検討しましょう。

在庫スペースを整理し、作業ごとに別々のスペースを設け、工夫を凝らした方法で保管スペースを最大化しても、まだスペースの問題が解決しない場合は、より大きな観点から考えるべきなのかもしれません。

より大きなスペースを持つメリットと言えば、もちろん作業スペースをより広く持てることだと思われるでしょうが、しかし他にも利点はあります。

「狭いスペースで仕事をしていると、たとえ仕事のために所定の場所を割り当てていても、ある時点で自宅がすべてeBayのための空間になってしまったように感じるかもしれません。」そうDawnは言います。

「自宅が自宅であってくれること、そことeBayのための仕事場が別々のものであること。それには大きな意味があります。」

 

書類が面倒の原因にならないようにしましょう。

Dawnは書類による混乱についてもセラーに注意しています。「積み重ねた書類の山はすぐに数が増えてゆき、やがてその存在も忘れられた箱の中に眠ることになります。」と彼女は言います。

書類に触るのは一度、多くても二度にしましょう。保管する必要のある書類ならばファイリングしておくか、スキャンデータとして保存しましょう。何らかの処理が必要な書類ならば、今すぐに処理してしまいましょう。

必要のないものは再利用するかシュレッダーにかけてしまい、放っておいた書類がスペースを占拠しないようにしましょう。

 

確定申告期に備えましょう。

Dawnは、eBayで出品を始めたときには整理することを考えもしないことこそ最初に考えるべきだと言います。それは税務です。

「1年分の会計処理のために4月まで待つのではなく、費用と経費と収入を管理する方法をすぐに考えておくことが必要です。常に数字を把握しておくことは、事業の運営にとって非常に大きな意味があります。

誰しもレシートを探したりマイルを集計したりして還付を最大化するために1か月もの時間を無駄にしたくはありませんからね。」Dawnは収入と支出を月ごとに、少なくとも四半期ごとに整理しておくべきだと言います。

最も重要なのは、計画を立てることです。


Dawnが話してくれた成功事例の1つは、彼女のクライアントで、つい最近になって初めて棚卸をしたあるセラーのものです。

Dawnによれば、そのセラーは計画を立てることから始めたそうです。まず処理するべきこととその手順を書き出しました。結果として、彼女は在庫の中に全く出品していない商品、そして出品しているにも関わらずすでに在庫がない商品があることに気がつきました。

Dawnによればそのセラーは、今では出品されている全ての商品の在庫があること、そしてそれがどこにあるのかも、自信を持って把握しているそうです。

Dawnも彼女のアシスタントが辞めた後に、同様の手順を踏んだことがあります。「私は相変わらず2人で事業をやっている時と同じように商品を調達していました。」

「やがて未出品の商品の在庫が溜まってしまうことになりました。そこで何か方法を考える必要がありました。私は計画を立て、たくさんの棚を入手して商品をグループ化して箱の中に入れることから始めました。

各月に棚一列を処理することにしました。その月に新しく調達したものと、古い在庫から棚一列の商品をすべて出品することにしました。今では自分が抱えている在庫を把握しているので、調達をする際もより慎重になりました。」

特に大きなプロジェクトに際しては、計画こそが最も重要であるとDawnは言います。だからこそ、彼女の主催する Camp Clutter B Gone というプログラムで、彼女はまず参加者に計画を立てることから始めさせるのです。

参加者たちは、可愛らしいアヒルのイラストの書かれた作業計画表に記入することで、文字通り「アヒルを整列させる」(物事を整理する)ことになるのです。

「最初は何も始めません。ただ計画を立て、手順を決めて、『アヒルを整列させる』のです。自分の目標を定めることが大事で、さもなければ、いつまでも目標に到達できる目途は立ちません。」

 

力強く最初の一歩を踏み出しましょう。

Dawnが話してくれた最後のヒントは、最初が肝心だということです。

販売を始めるときは、ストアを開きましょう。すぐにIDを取得して、ストアを開くのです。ストア登録することで、eBayが提供してくれる、事業を仕組み化する役に立つ各種のツールと支援が利用できるようになりますし、ほんの少額で大きなメリットが得られます。

私は最初の商品を出品するときにストアを開きました。私は自分の事業が成長する見通しが立っていましたから、自分が望む方向に向かってスタートを切ることを決断したのです。」

 

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