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【春の大掃除】机と&PC上のデスクトップの整理をしましょう

以前にも「春の大掃除」を紹介しましたが、そこでは出品、配送、在庫を整理する方法を紹介しました。今回、実際の机の上と、PC上の机、デスクトップの整理について紹介します。あまっている寝室や、仕事をするスペース、裏庭の倉庫などで作業する場合、共通して言えることが1つあります。整理された机やデスクトップは、毎日の仕事をより効率的にしてくれるということです。

さあ始めましょう。オフィスを一歩下がって、ぐるっと見渡してみましょう。よくわからない手紙の山が机の上に置いてありませんか?コーヒーカップ、食べ残しのりんごの芯、小物、事務用品が置きっぱなしになっていませんか?パソコンのデスクトップ上はは書類ファイルで覆われていませんか?まさかと思うかもしれませんが、不必要なものは、あなたのエネルギーを奪い取り、生産性を落としているのです。今こそシンプルにする時です!以下を実践してみましょう。

 

ステップ1:机の上を掃除しましょう

乱雑になっているものを片付けます。机の上にあるものは、仕事で使うものか、必要なものだけにしましょう。以下は机の上に置くべきでないものです。

  • 整理すべき商品の山
  • 配送ボックスの山
  • 山積みの問題。「後でやる」だけの書類仕事。何もしないで先延ばしにしているもの(請求書、雑誌、ラブレター、税務書類、子供の宿題など)

机の上はどうなっているべきでしょうか?最大限の生産性を引き出してくれるものと、ほんの少しだけあなたを精神的にリラックスさせてくれるものに限ります。

  • ノートパソコンまたはデスクストップパソコンのキーボード、モニター
  • ペンや鉛筆
  • 植物(なぜこんなに一生懸命働くのかを思い起こさせるものです。ビジネスをあなたの個人的な目標につなげる何かです。子供の写真、夢のマイホーム、または休暇の旅行先でやりたくてしょうがないこと等)

仮に物をためて隠しこんでいたり、物を慢性的に山積みにしてしまう人だった場合、どうしたらよいでしょうか?最初に書類はどのくらい保存する必要があるのかを確認しておきます。それから、書類を整理するファイルシステムを作ります。 

  • 必要のないもの全てをファイルに入れます
  • 書類は以下のようにいくつかに分類します。例えば「緊急」フォルダを作ります。それから、毎日のやらなければいけないこと毎に整理します。
  • 送られてきた手紙を入れる専用の箱を用意ましょう。そうすれば机の上が手紙でいっぱいになることはありません。緊急フォルダには緊急性のあることがわかっている手紙を入れましょう。数日に1回はこの箱を整理しましょう。
  • 必要のない書類を入れる2つの物入れを作りましょう。1つはリサイクル用、1つはシュレッダー用です。

一度机の上を何もない状態にします。机の上をよく拭いてきれいにします。信じてくださいこうすることであなたの気分や生産性に変化がおきます。

 

 

ステップ2:PC上のデスクトップを掃除しましょう

コンピューターのデスクトップが現実の机と同じくらい乱雑になっているなら、今こそ掃除をする時です。最終的に、デスクトップのスペースをシンプルにするために、ファイルを整理し、必要なものを、必要な時にすぐに見つけることができるよう、体系化したファイルシステムを作成します。仮想空間をきれいにするためには、現実の空間をきれいにするのと同じヒントがいくつか活用できます。

 

  • デスクトップにある必要でないものを全てフォルダに入れます。
  • ファイルは以下のようにいくつかに分類する必要があります。例えば緊急用フォルダを作りましょう。それから、毎日のやらなければいけないこと順に取り組みます。
  • 古いものや必要のないファイルを削除します。

 

デスクトップの整理

一度PC上のデスクトップが掃除され、整理されたら、次はメールに取り組みましょう。平均的な人は一週間に13時間をメールに費やします。どう思いますか?出品、配送またはマーケティングに割ける時間を13時間失っているとしたら。とても時間がもったいないですよね。ここで受信トレイを効率化するために、以下ヒントを参考にしてください。

 

  • 早急に対処する必要のない古いメールを削除するかファイルに入れます。
  • 重要メールにフラグを立て、「緊急」という名前のフォルダの中に入れます。考えてみてください。それから、毎日のやらなければいけないことに取り組みます
  • もう受信を必要としない、望まないメールを解除することで、メールの量を減らせます。

 

今やらなければいけないことは、新しい整頓された作業スタイルを維持することです。もし昔のやり方に戻らなければ、(紙もデジタルも両方)の書類やファイルを探す時間が少なくなるでしょう。そしてビジネスに費やす時間を増やすことができます。

 

 

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本記事は2015年4月15日に「eBay For Business Blog」に投稿された記事です。

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